Kuopion Riento ry:n tietosuojaseloste

EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen tietosuojaseloste, laadittu 18.1.2021

Rekisterinpitäjä

Kuopion Riento ry

Katso ajantasaiset yhteystiedot osoitteesta http://www.kuopionriento.fi/

Rekisterin nimi

Kuopion Riento ry:n jäsen- ja asiakasrekisteri

Rekisterin pitämisen peruste

Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksen taikka seuran ja jäsenen välisen jäsensuhteen taikka muun asiallisen yhteyden perusteella, jolloin lainmukainen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Rekisterin käyttötarkoitus

Jäsenrekisteritietoja käytetään Kuopion Riennon jäsenasioiden ja toiminnan hallintaan, hoitamiseen, ylläpitämiseen ja kehittämiseen sekä:

  • Sähköiseen jäsenviestintään, esimerkiksi sähköpostilista
  • Asiakaspalvelun ja toiminnan toteuttamiseen sekä kehittämiseen
  • Yhdistyksen historian tallettamiseen

Asiakkaan tai jäsenen ottaessa yhteyttä Kuopion Rientoon voidaan sähköpostiviestit tallentaa. Tallennettua viestintää voidaan käyttää asiakas- ja jäsenpalvelutapahtumien todentamiseen. Ainoastaan asiakas- ja jäsentietojen käsittelyyn oikeutetut henkilöt eli kulloinenkin yhdistyksen hallitus sekä muut toiminnan vastuuhenkilöt käsittelevät tallennettua viestintää.

Rekisterin sisältämät tiedot

Rekisteri voi sisältää Kuopion Riennon jäsenistä ja palveluiden käyttäjistä seuraavia tietoja: Jäsenen nimi, puhelinnumero(t), osoite, sähköpostiosoite, syntymäaika, palkitsemiset, osallistuminen eri kilpailuihin, tapahtumiin, kursseille, koulutuksiin ja talkoisiin sekä tulokset eri kilpailuista. Alaikäisten jäsenten osalta rekisterissä voi lisäksi olla huoltajan nimi, puhelinnumero(t), osoite ja sähköpostiosoite.

Rekisteritietojen tietolähde

Henkilötietoja kerätään jäsenmaksun maksamisen yhteydessä jäseneltä itseltään suoraan sähköpostitse, lomakkeella tai muulla vastaavalla tavalla, peruskursseille ilmoittautuessa tai seuran toimintaan osallistuessa, rekisterinkäsittelijän (pääkäyttäjä) tai toimihenkilön (ylläpitäjä) syöttäminä.

Tietojen luovutus

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti. Seura ei myy tai vuokraa rekisteröidyn henkilötietoja kolmansille osapuolille. Tietoja luovutetaan kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa:

  • Käyttäjän henkilötietoja voidaan luovuttaa toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla.
  • Henkilötietoja voidaan luovuttaa yhteistyökumppaneille (lähinnä lajiliitot) palvelun suorittamiseksi, etusi edistämiseksi sekä tilastointia varten.

Tietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Alaikäisten henkilöiden tietojen käsittely

Kuopion Riento ry käsittelee myös alaikäisten jäsenten henkilötietoja samassa laajuudessa kuin edellä on kuvattu. Henkilötietoja käsitellään ainoastaan huoltajien suostumuksella.

Rekisterin suojauksen periaatteet ja asiakasrekisterin luottamuksellisuus

Rekisteriä koskevat manuaaliset aineistot säilytetään suojatuissa tiloissa. Digitaalisesti tallennetut ja käsiteltävät tiedot ovat tietokannoissa, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muiden teknisten keinojen avulla suojattuja.

Jäsenrekisteri on vain kulloisenkin yhdistyksen hallituksen sekä ryhmien ohjaajien tarkasteltavissa ja käytettävissä.

Rekisterin tietojenkäsittelyyn on käyttöoikeudet vain niillä rekisterinpitäjän henkilöstön jäsenillä joiden tehtävien suorittaminen sitä edellyttää.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on EU: tietosuoja-asetuksen 679/2016 artiklan 15 -21 mukaisesti oikeus saada pääsy tietoihin, pyytää tietojen oikaisemista tai poistoa, rajoittaa käsittelyä, siirtää tiedot järjestelmästä toiseen sekä vastustaa henkilötietojen käsittelyä.

Edellä mainittuihin oikeuksiin viitaten jäsenellä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna seuran puheenjohtajalle.

Tarkastuspyynnössä tulee olla maininta, että pyyntö koskee Kuopion Riento ry:n jäsen- ja asiakasrekisterin tietoja.

Jäsentä pyydetään kuitenkin huomioimaan, että tietojen antaminen ja käsittelyn salliminen on aina jäsenyyden ja tietyissä tilanteissa palvelujen käyttämisen edellytys. Yhdistys varaa oikeuden keskeyttää palveluiden tarjoamisen tai estää jäsenyys, mikäli rekisteröity ei anna palvelun kannalta olennaisia tietoja tai vaatii niiden poistamista.

Henkilötietojen säilyttäminen

Jäsenten henkilötietoja säilytetään aktiivisessa käytössä vain niin kauan kuin tietoja voidaan pitää tarpeellisina tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen käyttötarkoitusten kannalta, ellei tietojen säilyttäminen tätä pidempään ole lain edellyttämä tai lain nojalla sallittu.

Jäsenluettelo (tilanne harjoituskauden viimeisenä päivänä) sekä muut osallistuja- ja tulosluettelot säilytetään pysyvästi osana yhdistyksen arkistoa.

Muutokset tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan yllä mainitusta päiväyksestä lukien. Kuopion Riento ry saattaa muuttaa tätä tietosuojaselostetta aika ajoin. Tarkista säännöllisesti tietosuojaselosteen uusin versio osoitteesta www.kuopionriento.fi

Comments are closed.